Gestion de documents

• Espace de stockage : Nextcloud
• Gestion électronique de documents : Mayan EDMS
• Inventaire de livres physiques : Inventaire.io
• Wiki : Bookstack et DokuWiki
• Gérer sa bibliothèque électronique : Calibre
• Signature électronique de documents : Documenso

Espace de stockage : Nextcloud

Comme la plupart des gens, j’utilise Nextcloud, avec le client pour pc pour synchroniser des dossiers et le client pour Android pour envoyer automatiquement des fichiers sur le serveur.

Gestion électronique de documents : Mayan EDMS

Bulletins de salaires, dossier scolaire du gamin, factures, modes d’emploi… Oui, tout ça peut se gérer en mettant ça dans un Nextcloud dans des dossiers et sous-dossiers, mais cela ne permet pas de lier des documents entre eux (genre la facture d’un appareil avec son mode d’emploi) ni de multi-classer un fichier (genre dans un dossier Assurance et en même temps dans un dossier Appartement).

C’est pour cela que j’ai installé Mayan EDMS sur mon serveur.

Attention : l’installation en elle-même ne pose pas particulièrement de problèmes mais il n’est pas simple à prendre en main. J’ai acheté le bouquin et ça m’a permis de mieux appréhender les différents aspects de Mayan. Ce n’était pas du luxe.

Dans les points intéressants du logiciel :

• possibilité de créer des index soit-même sur les critères qu’on veut
• possibilité de mettre des documents dans plusieurs « classeurs »
• possibilité de créer des méta-données sur les documents
• possibilité d’avoir plusieurs versions d’un même document
• recherche de doublons
• possibilité de créer des actions automatiques (genre classement automatique dans un classeur, renommage du document selon ses méta-données, etc)

Ma doc de mise à jour

Adapté de la doc officielle (lien archive.org car la doc d’upgrade n’est plus sur sur le site de la doc officielle).

export VERSION=4.9.1

```bash
supervisorctl stop mayan-edms-celery-beat \
                      mayan-edms-gunicorn \
                      mayan-edms-worker_a \
                      mayan-edms-worker_b \
                      mayan-edms-worker_c \
                      mayan-edms-worker_d \
                      mayan-edms-worker_e
cp /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf.bak
sudo --user=mayan /opt/mayan-edms/bin/pip install --upgrade pip
sudo --user=mayan curl -s "https://gitlab.com/mayan-edms/mayan-edms/raw/v4.9/removals.txt" \
  --output /tmp/removals.txt &&
    sudo --user=mayan /opt/mayan-edms/bin/pip uninstall --requirement /tmp/removals.txt --yes
sudo --user=mayan /opt/mayan-edms/bin/pip install mayan-edms==${VERSION} &&
sudo --user=mayan MAYAN_MEDIA_ROOT=/opt/mayan-edms/media/ \
  /opt/mayan-edms/bin/mayan-edms.py platform_template supervisord \
  | sudo tee /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf  &&
vimdiff -c 'map <F2> :diffget<cr>]czz | map <F3> ]czz | syn off | windo set wrap | winc h' \
         /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf \
         /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf.bak

Petit bug pour la version 4.9.1 (j’ai sauté la 4.9, mais je pense que le souci aurait quand même été là) :

sudo --user=mayan wget https://gitlab.com/mayan-edms/mayan-edms/-/raw/series/4.8/mayan/apps/mime_types/backends/python_magic.py -O /opt/mayan-edms/lib/python3.11/site-packages/mayan/apps/mime_types/backends/python_magic.py
sudo --user=mayan /opt/mayan-edms/bin/pip install python-magic==0.4.27

sudo --user=mayan MAYAN_MEDIA_ROOT=/opt/mayan-edms/media/ \
  /opt/mayan-edms/bin/mayan-edms.py common_perform_upgrade &&
    supervisorctl start mayan-edms-celery-beat \
                           mayan-edms-gunicorn \
                           mayan-edms-worker_a \
                           mayan-edms-worker_b \
                           mayan-edms-worker_c \
                           mayan-edms-worker_d \
                           mayan-edms-worker_e

Inventaire de livres physiques : Inventaire.io

J’utilise Inventaire, directement sur le site officiel. C’est un des rares logiciels que je n’installe pas sur mon serveur, pour plusieurs raisons :

• la complexité (ce n’est pas juste un dossier php + une base de données, c’est un poil plus complexe)
• l’intelligence collective : à l’instar de Wikipédia et de Wikidata (qu’il utilise), les utilisateurices d’Inventaire vont enrichir et améliorer la base de données d’Inventaire et de Wikidata en corrigeant les notices de leurs livres ou en les créant.

Le plus : pouvoir se contenter de scanner le code-barre d’un livre pour l’ajouter à sa collection.

Wiki : Bookstack et DokuWiki

Bookstack

Vous l’avez sous les yeux, j’ai choisi Bookstack pour mon wiki.

Son organisation en étagères, livres, chapitres, pages me parle énormément, moi qui aime les livres (j’ai même un DUT métiers du livre). C’est une contrainte, mais cela permet aussi de se libérer de la gestion de la structure de son wiki.

En PHP/MySQL, il est simple à installer et extrêmement rapide.

Points intéressants :

• on peut créer des modèles de page
• on peut choisir d’écrire en Markdown
• on peut ajouter des méta-données qui pourront servir pour la recherche (exemple)
• pense-bête : la doc de mise à jour

Flux RSS des dernières pages

Documentation de base sur https://www.bookstackapp.com/hacks/simple-page-rss-feed/.

Créez un dossier dans themes, utilisez ce thème dans le fichier .env :

APP_THEME=le_nom_du_dossier

Créez un fichier functions.php :

<?php

use BookStack\Entities\Models\Page;
use Illuminate\Support\Facades\Route;

Route::get('/rss/pages/new', function() {
    $pages = Page::query()
        ->visible()
        ->orderBy('created_at', 'desc')
        ->take(20)
        ->get();

    return response()->view('rss', ['pages' => $pages], 200, ['Content-Type' => 'text/xml']);
});

Créez un fichier rss.blade.php (le mien diffère de celui de la documentation), en changeant l’adresse et le titre :

<?xml version="1.0"?>
<rss version="2.0"
        xmlns:content="http://purl.org/rss/1.0/modules/content/"
        xmlns:wfw="http://wellformedweb.org/CommentAPI/"
        xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"
        xmlns:atom="http://www.w3.org/2005/Atom"
        xmlns:sy="http://purl.org/rss/1.0/modules/syndication/"
        xmlns:slash="http://purl.org/rss/1.0/modules/slash/"
        >
   <channel>
      <title>Derniers articles wiki Fiat Tux</title>
      <link>{{ url('/') }}</link>
      <atom:link href="https://wiki.fiat-tux.fr/rss/pages/new" rel="self" type="application/rss+xml" />
      <description>Les derniers articles du wiki Fiat Tux</description>
      <lastBuildDate>{{ date(DATE_RSS) }}</lastBuildDate>
      @foreach($pages as $page)
        <item>
            <title>{{ $page->hasChapter() ? $page->chapter->name.' — ' : '' }}{{ $page->name }}</title>
            <link>{{ $page->getUrl() }}</link>
            <description>{{ $page->getExcerpt() }}</description>
            <content:encoded><![CDATA[{!! isset($page->renderedHTML) ? preg_replace('/href="\/books/', 'href="https://wiki.fiat-tux.fr/books/', $page->renderedHTML) : preg_replace('/href="\/books/', 'href="https://wiki.fiat-tux.fr/books/', $page->html) !!}]]></content:encoded>
            <pubDate>{{ $page->created_at->format(DATE_RSS) }}</pubDate>
            <guid>{{ $page->getUrl() }}#{{ $page->id }}</guid>
        </item>
      @endforeach
   </channel>
</rss>

Dans le menu Préférences > Personnalisation, ajoutez ceci dans « HTML personnalisé dans l'en-tête », en modifiant l’adresse et le titre :

<link rel="alternate" type="application/rss+xml" title="Derniers articles wiki Fiat Tux" href="https://wiki.fiat-tux.fr/rss/pages/new" />

Dokuwiki

Pour le boulot, je choisis plutôt DokuWiki. Il a l’avantage d’être sans base de données, donc simple à sauvegarder et à restaurer.

Austère de base, on peut étendre ses fonctionnalités de façon très agréable avec ses nombreux plugins, comme lister automatiquement les pages d’une catégorie, faire des redirections, ajouter des méta-données qu’on pourra utiliser dans les listes automatiques…

Gérer sa bibliothèque électronique : Calibre

Calibre

Calibre est un logiciel multi-plateforme qui permet de gérer sa bibliothèque d’epub et autres livres électroniques, de les transférer vers sa liseuse et qui possède bien d’autres atouts (conversion de formats, récupération de flux RSS pour en faire des epubs…).

Calibre permet de gérer plusieurs bibliothèques différentes (elles seront dans des dossiers séparés).

NB : si vous voulez accéder à votre bibliothèque calibre via un montage CIFS (Samba), il faut ajouter l’option nobrl aux options de montage sinon vous aurez des problèmes de database is locked.

Calibre-web

Calibre-web permet d’exposer sa bibliothèque calibre au travers d’un site web.

Il permet le téléchargement, la consultation, le téléversement… en mode authentifié ou non, avec la possibilité d’affecter des droits différents selon les utilisateurs.

Très simple à utiliser, j’adore !

Signature électronique de documents : Documenso

J’ai une petite activité d’auto-entrepreneur (quelque soit le nom qui est maintenant donné à ce genre d’activité, j’ai autre chose à faire que d’apprendre les nouvelles désignations par un gouvernement qui n’a que ça à faire que de trouver de nouveaux noms aux choses) et pour éviter à mes clients d’imprimer mon devis, le signer, le scanner et me l’envoyer (ou de s’amuser à mettre eux-mêmes un scan de leur signature sur le pdf), j’ai cherché une solution de signature électronique de documents.

Le grand gagnant est Documenso.

Je l’avais déjà installé et testé, mais j’avais attendu avec impatience la compatibilité avec Nextcloud 29 de Libresign, et cela semblait fonctionner (d’après mes tests). L’avantage aurait bien évidemment été l’intégration à Nextcloud, plus besoin de téléverser le fichier à signer, hop, pratique.
Mais un client n’a pas réussi à signer un document. Comme j’ai autre chose à faire que débuguer ça avec un client à l’autre bout du fil, j’ai décidé de rester sur Documenso.

Installation

Bien évidemment, comme la plupart des logiciels de nos jours, la méthode d’installation suggérée est Docker. Pouah.

Création d’un utilisateur dédié

adduser --disabled-login \
         --disabled-password \
         --home /var/www/documenso \
         --no-create-home \
         --shell /bin/false \
         documenso

Création d’une base de données PostgreSQL

sudo -u postgres createuser -P documenso
sudo -u postgres createdb -O documenso documenso

Récupération du code

export VERSION=1.11.0

cd /var/www
git clone https://github.com/documenso/documenso.git
cd documenso
chown -R documenso: .
sudo -u documenso git checkout -b "v$VERSION" "v$VERSION"

Configuration

sudo -u documenso cp .env.example .env
sudo -u documenso vimdiff -c 'syn off | windo set wrap | winc h' .env .env.example

NB : le vimdiff ne sert que lors d'une mise à jour, lors de l'installation initiale, contentez-vous d'éditer le fichier

Compilation

sudo -u documenso npm ci
sudo -u documenso npm run build

Migration de la base de données

sudo -u documenso npm run prisma:migrate-deploy

Service systemd

cat <<EOF > /etc/systemd/system/documenso.service
[Unit]
Description=documenso
After=network.target
After=postgresql.service
Requires=postgresql.service
PartOf=postgresql.service

[Service]
Type=simple
User=documenso
Environment=PATH=/var/www/documenso/node_modules/.bin/:/usr/local/bin:/usr/bin:/bin
WorkingDirectory=/var/www/documenso
ExecStart=/usr/bin/npm run start
TimeoutSec=15
Restart=always
SyslogIdentifier=documenso

[Install]
WantedBy=multi-user.target
EOF
systemctl daemon-reload
systemctl enable --now documenso

Configuration Nginx

    location / {
        include /etc/nginx/proxy_params;
        proxy_set_header Upgrade $http_upgrade;
        proxy_set_header Connection "upgrade";
        proxy_pass http://127.0.0.1:3001;
        proxy_redirect http://127.0.0.1:3001 https://documenso.example.org;
    }