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Gestion électronique de documents : Mayan EDMS

Bulletins de salaires, dossier scolaire du gamin, factures, modes d’emploi… Oui, tout ça peut se gérer en mettant ça dans un Nextcloud dans des dossiers et sous-dossiers, mais cela ne permet pas de lier des documents entre eux (genre la facture d’un appareil avec son mode d’emploi) ni de multi-classer un fichier (genre dans un dossier Assurance et en même temps dans un dossier Appartement).

C’est pour cela que j’ai installé Mayan EDMS sur mon serveur.

Attention : l’installation en elle-même ne pose pas particulièrement de problèmes mais il n’est pas simple à prendre en main. J’ai acheté le bouquin et ça m’a permis de mieux appréhender les différents aspects de Mayan. Ce n’était pas du luxe.

Dans les points intéressants du logiciel :

  • possibilité de créer des index soit-même sur les critères qu’on veut
  • possibilité de mettre des documents dans plusieurs « classeurs »
  • possibilité de créer des méta-données sur les documents
  • possibilité d’avoir plusieurs versions d’un même document
  • recherche de doublons
  • possibilité de créer des actions automatiques (genre classement automatique dans un classeur, renommage du document selon ses méta-données, etc)

Ma doc de mise à jour

Adapté de la doc officielle (lien archive.org car la doc d’upgrade n’est plus sur sur le site de la doc officielle).

export VERSION=4.7
systemctl stop supervisor
cp /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf.bak
sudo --user=www-data /opt/mayan-edms/bin/pip install --upgrade pip
sudo --user=www-data curl -s https://gitlab.com/mayan-edms/mayan-edms/raw/master/removals.txt \
  --output /tmp/removals.txt \
  && sudo --user=www-data /opt/mayan-edms/bin/pip uninstall --requirement /tmp/removals.txt --yes
sudo --user=www-data /opt/mayan-edms/bin/pip install mayan-edms==${VERSION}
sudo --user=www-data MAYAN_MEDIA_ROOT=/opt/mayan-edms/media/ \
  /opt/mayan-edms/bin/mayan-edms.py platform_template supervisord \
  | sudo tee /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf  &&
vimdiff -c 'map <F2> :diffget<cr>]czz | map <F3> ]czz | syn off' /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf /etc/supervisor/conf.d/mayan-edms.conf.bak
sudo --user=www-data MAYAN_MEDIA_ROOT=/opt/mayan-edms/media/ \
  /opt/mayan-edms/bin/mayan-edms.py common_perform_upgrade
systemctl start supervisor